Сравнение по деньгам, ограничениям и рискам на горизонте трёх лет. Плюс честный порядок переезда, если решили менять.
Как принимать это решение
Сравнивать по списку возможностей бессмысленно: у коробки их формально больше, и это ничего не говорит о том, что нужно вам. Решение принимается по четырём вопросам:
- Есть ли требования, которые облако не закрывает в принципе.
- Что дешевле на горизонте трёх лет с учётом инфраструктуры и поддержки.
- Есть ли кому обслуживать сервер.
- Насколько глубоко вы собираетесь дорабатывать систему.
Ниже — по каждому.
Вопрос 1. Есть ли блокирующие требования
Коробка нужна безусловно, если:
- Данные обязаны находиться на вашем оборудовании или в конкретном контуре. Требование службы безопасности, отраслевой регламент, условия работы с заказчиком.
- Нужен доступ к базе данных напрямую — для собственной аналитики, выгрузок в хранилище, сложных отчётов.
- Нужны доработки на уровне ядра, а не приложениями и вебхуками.
- Портал должен работать в закрытой сети без доступа в интернет.
Если ни один пункт не про вас, коробка не обязательна. Дальше решает экономика.
Вопрос 2. Деньги на три года
Считайте не стоимость лицензии, а полную стоимость владения.
Облако:
| Статья | Комментарий |
|---|---|
| Подписка | [актуальная цена вашего тарифа × 36 месяцев] |
| Инфраструктура | 0 |
| Обновления | входят |
| Администрирование | минимальное |
Коробка:
| Статья | Комментарий |
|---|---|
| Лицензия | [актуальная цена], разовая |
| Продление техподдержки и обновлений | [процент от лицензии] ежегодно, начиная со второго года |
| Сервер | аренда или своё железо, [ваша оценка] в месяц |
| Администрирование | резервные копии, обновления, мониторинг, SSL |
| Работы по обновлению версий | периодически, особенно если есть доработки |
Что обычно забывают посчитать:
- Продление после первого года. Лицензия разовая, но обновления и поддержка — нет.
- Стоимость простоя. В облаке за доступность отвечает вендор, в коробке — вы.
- Резервное копирование и проверку восстановления. Бэкап, который ни разу не разворачивали, бэкапом не является.
- Время своего администратора. Это тоже деньги, просто не в счёте от подрядчика.
Часто выходит, что коробка дешевле по лицензии и дороже по владению — до определённого размера компании. Точка разворота у всех своя, считайте на своих числах.
Вопрос 3. Кому обслуживать
Коробка — это ваш сервер со всеми вытекающими: обновления, безопасность, место на диске, производительность при росте базы, резервные копии.
Если в компании нет системного администратора и не планируется, вариантов два: покупать сопровождение у подрядчика или оставаться в облаке. Третьего — «как-нибудь сами» — на практике не существует: заканчивается неработающим порталом в неподходящий момент.
Вопрос 4. Глубина доработок
В облаке доступны приложения, вебхуки, роботы, бизнес-процессы, свои интерфейсы поверх API. Этого хватает для подавляющего большинства задач.
Коробка нужна, когда требуется вмешательство в ядро, своя логика на уровне базы или интеграция, которую невозможно построить через API.
Важный нюанс: чем глубже доработки, тем дороже каждое обновление. Сильно переписанная коробка со временем превращается в систему, которую страшно обновлять. Это отдельная статья расходов, о которой на старте не думают.
Если решили переезжать
Порядок, который работает:
- Инвентаризация. Что реально используется: воронки, поля, процессы, интеграции, приложения. Обычно выясняется, что половина не нужна.
- Сервер и тестовый контур. Разворачиваем, проверяем производительность на объёме ваших данных.
- Перенос данных. Сделки, контакты, компании, история, файлы. Проверяем выборочно и сверяем количества.
- Интеграции заново. Обмен с 1С, телефония, почта, сайт — всё настраивается заново и тестируется.
- Параллельная работа. Несколько дней обе системы живы, боевая — старая.
- Переключение и первая неделя усиленной поддержки.
Что чаще всего ломается при переезде: история переписки и звонков, права доступа, настройки бизнес-процессов, интеграции с внешними сервисами. Заложите на это время в плане, а не надейтесь, что перенесётся само.
Чего не стоит делать: переезжать в сезон, совмещать переезд с перестройкой процессов, отключать старую систему в день переключения.
Короткий ответ
Если у вас нет блокирующих требований, нет своего администратора и вы не переписываете систему — оставайтесь в облаке. Коробка окупается, когда есть требование к размещению данных, серьёзные доработки или размер компании, при котором подписка становится ощутимой статьёй.